Keine Angst vor der Betriebsprüfung - Die richtige Vorbereitung gegen teure Steuernachzahlungen

00:00:00: Servus vom serve herzlich willkommen.

00:00:02: heute geht es um das leidige thema der betriebsprüfung und ich möchte dir paar stories erzählen Einmal damit du besser vorbereitet bist und auch dir in einer gewissen weise die angst zu nehmen weil wenn man nämlich gut vorbereitet ist dann brauchen wir gar nicht so viel angst haben Weil eine Betriebs prüfungen die fühlt sich erst mal bedrohlich an.

00:00:19: Ich habe das auch selber durchgemacht, dass war überhaupt kein spaßich erzählt auch gleich was dazu.

00:00:24: Aber es ist eben dann problematisch wenn du nicht vorbereitet bist selbst wenn alles sauber ist oder scheint.

00:00:31: Bei mir war ja auch so, ich hatte gedacht das ist alles cool.

00:00:33: Mein Steuerbauer hat gesagt es ist cool und ich habe mich komplett auf die Aussage verlassen... ...und trotzdem hat sie mich am Ende ganz schön zulegt.

00:00:41: also hätte damals auch Spitzaufknopf genau das Ende meiner Karriere meine unternehmerischen Karrieren sein können Und du weißt eben nicht welche Einfallstore dass es gibt.

00:00:51: Also wo kommt ein Prüfer rein?

00:00:53: Wo schaut er genau hin?

00:00:54: Das Problem ist wenn Das Finanzamt zuschlägt, unerwartet zuschlädt.

00:00:59: Also mehr fordert als du eingeplant hast also als du erwartet hast dann fehlt am Ende doch genau das Geld auf dem Privatkonto dass eigentlich als Belohnung für deinen ganzen unternehmerischen Aufwand gedacht war und auch als Belohnung für das Risiko gedacht war was du eingegangen bist.

00:01:15: Und das Problem ist viele verlassen sich da zu sehr oft das Steuerbrot.

00:01:18: es geht ja auch eine Zeit lang gut.

00:01:19: bei mir hat's zwölf Jahre gedauert bis offensichtlich wurde Dass mein Steuerberater Fehler macht.

00:01:26: Ja, sind auch nur Menschen und die haben aber auch oft blinde Flecken.

00:01:30: Es gibt nämlich ein Problem auch weil wir haben ja von Stoiberos oftmals oder anstoiberose der Erwartungshaltung dass sie uns hier die Steuer reduzieren müssen.

00:01:39: Oder sollten?

00:01:41: Und wenn Sie das machen dann werden sie gelobt für die jährliche Steuersparnis.

00:01:45: ich will immer ganz kurz mit auf eine Reise mitnehmen selber bei mir erlebt und auch bei Kunden erlebt, was diese berichten.

00:01:53: Du kriegst jetzt meinetwegen so eine Vorbesprechung für deinen Jahresabschluss.

00:01:56: also der Jahresab schluß liegt vor und dann steht da meine wegen du hast den Nachzahlungen von zwanzigtausend Euro Und jetzt kommt ein Steuerbüro beispielsweise um die Ecken seiner.

00:02:04: ich habe aber hier eine Möglichkeit wir können die zwanzichtausend euro Können wir komplett reduzieren auf viel weniger und viele sagen dann oh das ist aber cool Das ist ein ganz tolles wertvolle Steuerbühre und hinterfragen aber zu wenig wie es denn dazu kommt dass sich dieser Steuernachzahlung, Reduziere oder sogar umwandeln kann in eine Steuererstattung.

00:02:23: Weil oftmals werden da Dinge genutzt wie ein EAB also einen Investitionsabzugsbetrag oder irgendwas was der unter Umständen auf die Füße fallen kann weil es halt die Steuer- oder das Steuerproblem oder die Sachen nur nach hinten verschiebt weil die Ursachen nicht abgestellt sind.

00:02:36: Erst mal absetzen kannst du alles und deine Steuer redizieren aber wenn das nicht genau geprüft wird beim Finanzamt denn die haben doch oftmals gar nicht die Zeit dazu dann geht das durch.

00:02:46: Du bekommst es als steuerersparnes durch Aber es fällt wieder auf die Füße, wenn ein Betriebsprüfer zur Betriebensprüfung kommt.

00:02:53: Das ist das Problem!

00:02:53: Deswegen kannst du viele Dinge, die dir auf YouTube hörst und dir sagen ach komm setz deine Rolex ab oder setzt das ab.

00:02:58: Kannst du vergessen weil das in der Praxis halt einfach nicht funktioniert.

00:03:02: Also das bedeutet... Ein Steuerbarrohr wird gelobt dafür er hat dir die Kosten oder die Steuere reduziert.

00:03:08: Du freust dich drüber und hinterfragst zu wenig und nimmst es einfach hin.

00:03:11: Und das geht aber oft auf deine Kosten weil's dich dann eben später wieder einholt.

00:03:15: Es fliegt ja also bei einer Betriebesprüfungen um die Ohren Wie gesagt, absetzen kannst du alles.

00:03:19: Und bei meiner Geschichte war es ähnlich... Ich hab wie gesagt nach zwölf Jahren kam das dann immer komplett aufs Stolberu verlassen, ähnliche Situationen.

00:03:26: Hab dann meine Nachzahlung gesehen und gedacht okay ist jetzt aber gerade nicht so schön, kann man das nicht ein bisschen reduzieren?

00:03:31: Dann haben wir das reduziert und so weiter und sofort!

00:03:33: Und ich habe das aber nicht richtig hinterfragt weil ich mir dachte er ist doch Profi der wird das doch wissen.

00:03:38: und dann kam's wie es kommen musste zu einer Betriebsprüfung.

00:03:41: Und das Interessante war bei mir auch, dass ein junger Anfang zwanzigjähriger Betriebsprüfer sehr motiviert war und der ist eingestiegen mit den Worten ihr Selbstständigen bescheißt das sowieso.

00:03:53: Ich würde es jetzt nicht jedem Betriebersprüfer nachsagen aber man sieht oftmals an denen, dass die halt doch schon sehr engagiert sind denn die machen halt einfach vernünftig ihren Job und ihr Job isst mehr Geld rauszuziehen als sie bis jetzt bekommen haben.

00:04:05: er muss ja auch seine Job oder seine Stelle rechtfertigen.

00:04:08: Und natürlich muss man auch verstehen, Das unternehmerische Risiko von uns gar nicht kennen und teilweise natürlich noch angefixt werden durch Aussagen von Selbstständigen, die sich noch rühmen wie toll sie bescheißen.

00:04:20: Also dummer kann man es gar nicht machen weil das ruft natürlich solche Leute auf dem Plan, die sagen ja dann schauen wir mal genau hin.

00:04:24: und so prägt sich dann eine Meinung wie die des jungen Prüfers der eben sagt ihr selbstständigem Bescheister sowieso.

00:04:31: Vielleicht hat er's schon mehrfach erfahren vielleicht ist es ihm auf der Schule beigebracht worden wie auch immer.

00:04:35: also ich kann sagen die Menschen in einem Umfeld Die bescheißen nicht.

00:04:41: Natürlich bist du kreativ und überlegst okay wenn ich jetzt die Pflicht habe Steuern zu zahlen, hab' ich auch das Recht Steueren zu sparen.

00:04:46: also darf ich auch kreatif sein.

00:04:47: aber deswegen muss ich ja nicht bescheissen.

00:04:49: Aber nochmal zurück zu dieser Betriebsprüfung.

00:04:52: Der Prüfer ist in diesem oder mit diesem Rahmen eingestiegen Das heißt er hat mich komplett zerlegt weil seine Erwartungshaltung war dass ich ein Gaune bin und demnach hat er mich komplett zerlegt.

00:05:05: Und das ist ihm auch gelungen!

00:05:06: Und so musste ich damals achtzigtausend Euro nachzahlen, die hatte ich nicht als Liquidität weil ich ja alles irgendwo reingesteckt habe, alles überall investiert hatte.

00:05:14: oder hab auch gesagt na komm wenn irgendwas ist löse ich das später mit mehr Umsatz?

00:05:18: Ich wachse ja also kann ich ja diese Probleme auch alle später lösen.

00:05:21: aber das Problem war dass die Steuer halt gleichfällig wurde und diese achtzig tausend euro gleich fällig wurden.

00:05:27: war das wie so einem türkischen Bazaar.

00:05:29: Wir saßen da am Tisch, der Steuerbruder war dann relativ klein laut und... Der Prüfer hat mir das halt klar gemacht dass ich das bezahlen muss.

00:05:37: Und dann hab' ich gefragt ja was ist wenn ich jetzt dagegen klage?

00:05:39: Ich dachte ja können Sie machen aber Dann passiert eines Das die Mühlen der Justiz sehr langsam malen.

00:05:46: das heißt es kann halt sein dass sich dann Fleisch recht kriege aber eben nicht jetzt sondern vielleicht aus den vielen Jahren und zugleich werden Nicht achtzigtausend Euro völlig, sondern über hundertausend Euro hatte mir dann gesagt.

00:05:57: Also wenn ich klage?

00:05:58: Dann verzichtet er nämlich auf die Zugeständnisse, die er mir vorgemacht hat.

00:06:01: Das heißt, ich habe mitbekommen, der hat mit dem Steuerberater, haben die halt mehrere Punkte durchgesprochen und bei einigen Punkten hat er gesagt okay lassen wir uns einen Tisch fallen aber die Punkte nicht!

00:06:10: Und das war auch sein Trumpf den er noch im Ärmel hatte wo ich dann eben gesagt hätte, na dann gehe ich halt gerichtlich dagegen vor weil ich hatte ja recht, denn die Kundenrückstellungen waren ja legitim, die durfte ich bilden Aber er hat das halt anders gesehen.

00:06:21: und da siehst du auch mal, dass es nicht drum geht recht zu haben sondern recht zu behalten.

00:06:25: Weil wenn der Prüfer das sagt dann ist eher Gott in dieser Situation Das wird dir ganz schnell klar.

00:06:30: Und das war eine schmerzliche Erfahrung für mich aber auch ne sehr wichtige Erfahrung Für mich weil ich eben gemerkt habe okay Michael Du musst die Sachen selber in die Hand nehmen Ich muss selber dafür sorgen dass ich die Klarheit drüber habe, weil ich darf es nicht abgeben.

00:06:44: Ich darf nicht auf fremden Boden bauen und das Stäubere ist in dem Fall der fremde Boden.

00:06:48: Ich weiß nicht wenn sie's gut machen, warum sie es gut machen?

00:06:50: Wenn Sie es schlecht machen, weiss ich auch nicht warum sie schlecht machen.

00:06:52: also brauche ich eben da eine Redundanz.

00:06:54: wie gesagt Hosenträger und Gürtel durch eine eigene Klarheit und eine eigene Übersicht geht nicht anders.

00:06:59: meine tiefste Überzeugung ist eben Chefsache aber ansonsten bist du auf Gedeihe und Verderb ausgeliefert.

00:07:05: Natürlich kotzt mich das auch an, aber es bringt ja nichts!

00:07:07: Es ändert doch nix wenn ich sage die sind alle doof ne?

00:07:09: Die machen halt ganz normal ihren Job und wir haben auch da Eigenverantwortung als Unternehmer dass wir was unternehmen ganz eigenverantwortlich und eben nicht die Schuld vor Anders suchen sondern die Verantwortung übernehmen.

00:07:19: okay also das war meine Geschichte und das war für mich ein krasser Land.

00:07:24: Effekt weil... ... ungefähr ein Jahr gedauert hat, ... ... einiges bei mir durcheinandergewirbelt.

00:07:28: Aber ich habe aufgrund der Systeme oder des Systems... ... was ich ja bei Kunden angewendet hatte,... ... hab' ich mich dann drauf besonnen und habe gedacht..., ... ..."Nee, ich brauch da bloß das machen", ... ...was ich meinen Kunden damals schon empfohlen habe".

00:07:37: Und dann habe ich mich an den eigenen Haaren, ... ....aufgrund meines Systems rausgezogen aus dem, ... es ist ja aus dem ganzen

00:07:42: Schlammassel.".

00:07:44: Ja aber merkt man mal wie gesagt, wir anfällig mal!

00:07:46: Das ist ähnliche Geschichten haben auch Kunden erlebt... ...und das waren für die dann Augenöffner.... ...um sich dann an mich zu wenden ist halt leider so.

00:07:52: Wir werden meistens erst aktiv wenn etwas passiert ist.

00:07:56: Interessant wäre natürlich sich im Vorfeld gleich die richtige Hilfe und die richtigen Systeme zu holen, aber ich verstehe es ist menschlich.

00:08:01: Ja bei mir war's ja auch so!

00:08:02: Ich habe mich zwölf Jahre lang auch drauf verlassen bis es halt geknallt hat... ...und dann bin ich aktiv geworden.

00:08:06: und so.

00:08:06: das ist auch oftmals bei Kunden Die warten halt ab, bis was passiert und das ist meistens eine Betriebsprüfung oder irgendeine Nachzahlung die sie nicht auf dem Schirm hatten.

00:08:14: Und die denken auch lange Sie haben alles richtig gemacht aber dann im Laufe der Betriebesprüfungen ergeben sich Defizite die aufzeigen dass du zum Beispiel irgendwas nicht richtig vernünftig dokumentieren kannst bei deiner Berufführung oder wo.

00:08:25: die sagen ja was macht denn der Beleg?

00:08:27: Und wenn es halt zu einer Frage dreimal kommt und Du kannst es nicht beantworten Ja dann hola die Walfee!

00:08:31: Dann sorgt halt der Prüfer.

00:08:32: okay, dann streiche ich Ihnen das alles raus.

00:08:36: Das Problem ist auch vor allem, wenn sie dich mal auf den Kieker haben.

00:08:38: Weil sie ja dann merken bei dem es leicht was zu holen.

00:08:40: also holen wir uns mehrfach.

00:08:42: Dann prüfen würde ich häufiger bloß als Beispiel.

00:08:44: Also auch das kann ein Punkt sein wo sich lohnt unbedingt sauber zu arbeiten und die Freude dran zu gewinnen.

00:08:50: Ich will dir auch wirklich zurufen sieht dass nicht als Last sondern Schau wenn das vernünftig aufgesetzt ist dann macht das nämlich auch Spaß.

00:08:55: Also dann weißt du okay es kann natürlich paar Risiken geben aber Die minimiere ich gegen null und das ist ein schönes Gefühl.

00:09:02: Also was sind denn so Fokusbereiche, wo der Prüfer drauf schaut worauf du achten solltest?

00:09:08: Was dir um die Ohren fallen können?

00:09:09: doch die möchte ich dir mal paar aufziehen.

00:09:10: Es wird natürlich geprüft ob zum Beispiel dein Firmenwagen der Branche angemessen ist.

00:09:15: also es gibt Branchen da kannst du plausibel erklären dass Ein Ferrari angemessen ist.

00:09:22: also wenn im Vertrieb bis zum Beispiel dann kann ein Ferrari tatsächlich angemissen sein, weil du ja dann Leuten irgendwie vormachst ich bin erfolgreich und dann kannst du auch in Ferrari fahren usw.

00:09:30: Aber es ist halt schwierig z.B.

00:09:31: als Arzt eine Ferrari von der Steuerabsetzung bei dir sagen naja ob die Kunden oder ob du deswegen mehr Patienten gewinnst, weil es muss ja immer alles eine Gewinnerzielungsabsicht dahinter stecken.

00:09:39: Und das wird natürlich auch geprüft nicht nur bei den Firmenwagen aber auch die Fahrten also bei dem Auto ob die Fahrtplausibel sind.

00:09:46: Also passt das alles?

00:09:48: Sind die Privatfahrten richtig, ist es lückenlos und zweifelsfrei.

00:09:52: Und da fängt's eben auch schon an dass es eine Diskussionsgrundlage gibt weil wenn du beispielsweise auf Arbeit fährst du musst einen Umweg fahren weil Stau ist dann musst du das dokumentieren weil wenn die Kilometer nicht mit dem Weg übereinstimmen weil du halt einfach acht Kilometer Umweg gefahren bist Dann kann der Briefer schon sagen, wo kommen denn die acht Kilometern her?

00:10:09: Ja und wenn das halt zwei, drei mal auftaucht dann wäre immer streichtet ihr das Fahrtenbuch zusammen.

00:10:13: Und damit auch deine Steuerersparnis.

00:10:15: also das heißt wenn du das nämlich richtig machst und es ist schon wieder schwierig... Dann muss man wirklich genau dokumentieren.

00:10:21: ja hier gab's eine Baustelle und deswegen hatte ich den Umweg und deswegen stimmt diese Kilometer nicht überein.

00:10:26: Und deshalb auch ist für mich oftmals die Einschätzung dass ich mich lieber freikaufe und sage komm Fünf drauf, ich hau da Geld drauf und mach zum Beispiel ne ein Prozentregelung oder wenn der Klapper bist machst du es mir in den Elektroauto weil dann haste nämlich nur null Komma.

00:10:37: Vier Prozent Regeln.

00:10:38: Dann weiterhin wird geprüft ist denn das angeschaffte Inventar was Du beruflich abgesetzt hast auch tatsächlich Teil Deines Geschäftes?

00:10:45: also Ist der Tisch den Du gekauft hast der Fernseher Den Du gekauft hast?

00:10:49: steht er in deiner Praxis in deinem Büro oder sonst irgendwo oder Steht Er Zuhause?

00:10:53: Ja, das wird natürlich auch geschaut und vor allen Dingen ist es plausibel.

00:10:56: Also muss es dann wirklich drei Fernseher sein die du abgesetzt hast.

00:10:59: wie auch immer also da wird geschaut wird das wirklich betrieblich genutzt oder sind Verträge die du mit dir selber oder mit einer eigenen GmbH schließt?

00:11:07: Oder mit angestellten Ehegarten?

00:11:09: also achten Sie immer drauf bei Angestellte EheGarten Ist auch das plausibel!

00:11:14: Also stimmt die Miete die darlehnen oder die Altersvorsorge wir auch immer Stimmt das mit den gängigen Modellen draußen überein.

00:11:22: Also ist das zum Beispiel angemessen, insofern dass du eine Miete aushandelst oder eine Mieter ausgemacht hast die auch otsübliches beispielsweise?

00:11:29: Oder die Darlehen!

00:11:29: Dass es auch übliche Darlehenszinsen sind, die der Markt hat.

00:11:32: Du kannst vielleicht immer einen kleinen Tück drunter bleiben aber normalerweise kannst du nicht mit deinem Ehegarten sagen ich gebe dir ein Darlehn für den Einprozent und am Markt sind's fünf Prozent.

00:11:40: Das ist nicht plausibel.

00:11:42: Oder du kannst auch nicht sagen normalerweise hätte ich eine Miete von tausend Euro, aber bei dir mache es für drei Hunde.

00:11:46: Das geht auch nicht.

00:11:47: Also da gibt's Mindestwerte und muss man mal aufpassen.

00:11:49: Da gibt es Gerichtsurteile dazu.

00:11:51: also ich empfehle immer nur Dinge umzusetzen wo es auch ein Gerichtsurteil gibt.

00:11:54: Nicht wenn irgendein Finfluencer Steuerberater was sagt dann würde ich das Ganze mit Vorsicht genießen sondern ich warte erst ab bis es Gerichtsurteilen dazu gibt weil mir ist es sonst zu heiß irgendwas zu probieren?

00:12:04: Nur weil es gut klingt und im Endeffekt fällt man eben auf die Füße und reißt für den Loch in die Hause als Kasse rein.

00:12:09: Aber das ist halt meine Einstellung.

00:12:10: Ja, also das heißt diese Sachen die müssen so ausgehandelt sein wie sie unter fremden ausgehandelt werden würden gilt zum Beispiel auch für ein sogenanntes Ehegartenvorschalten Modell falls du das kennst Also dass das Auto über dein Ehegetten läuft und so weiter.

00:12:24: Das muss alles absolut wasserdicht sein.

00:12:27: deswegen auch unbedingt richtige Leute fragen dazu Steuerfachanwälte usw.

00:12:32: oder wenn Du so wilde Konstrukte hast wie Genossenschaften ... die ja den Leuten auf die Füße fallen.

00:12:37: Ich habe vor Jahren schon gesagt, dass das ein Risiko ist diese Genossenschaften als Steuerspaarmodell... ... weil das eigentlich nichts anderes ist als ein Gestaltungsmissbrauch.

00:12:44: Auch da schauen sie hin.

00:12:46: also auch da sollte man halt wenn man sowas hat auch überlegen okay gut dann sollt ich halt separat zumindest Rückstellungen dazu bilden.

00:12:52: Ich hab' ja auch zum Thema Betriebliche Altersvorsorge für Geschäftsführer schon mal einen Podcast erstellt,... ...dass auch das ein Punkt ist was dir auf die füßefallen kann.

00:12:59: Also wenn ich so etwas mache, wenn ich solche Experimente mach', dann macht es aber dann Bilder zusätzlich Rücklagen, damit es den ich eben das Genick brechen kann.

00:13:06: Und da bin ich übrigens auch ganz froh dass mein Steuerberater zwei Seiten hat nämlich der hat früher beim Finanzamt gearbeitet und jetzt oder vor vielen Jahren ist die Seite gewechselt und das ist gut.

00:13:15: wenn er halt beide Seiten kennen sagt nebers auf mich hält das machen wir mal nicht weiter schaut das Finanzamt mehr hin oder ja wenn du das machst dann auf eigenes Risiko und passt bitte so und so auf.

00:13:23: Ja, zweiter Punkt was es noch gibt Mitarbeiter Benefits.

00:13:26: Auch die müssen sauber sein und das sind Mitarbeiter Benefits.

00:13:28: Das ist natürlich wenn du ein guter Unternehmer bist oder wie auch immer oder wenn du zumindest Steuern sparen möchtest bei deinen Mitarbeitern weil dir sagst ich habe ja sonst normalerweise Lohnsteuer- und Sozialversicherungsabgaben dann macht's da Sinn die auch zur Reduzierung und da kommt man ganz schnell auf diese Mitarbeiter Benefit.

00:13:40: also entweder weil du es gut meinst oder weil der halt noch Geld sparen möchte.

00:13:44: Wie auch immer sehr beides legitim So, und da gibt es ja diese fünfzig Euro Freigrenze die du dann umsetzen kannst.

00:13:50: Und das Problem ist wenn du das im einen Cent überschreitest, dann fliegt dir das ganze Ding raus.

00:13:55: Das ist der Unterschied zwischen einer Freiggrenze in einem freien Betrag.

00:13:58: Bei einer Freilgrenze bedeutet das Wenn die überschritten wird, ist alles hinfällig!

00:14:05: Und das kann zum Beispiel passieren durch schwankende Protokosten bei diesen Gutscheinen.

00:14:10: Dann fliegt ihr das ganze Ding rückwirkend um die Ohren und zwar über Jahre und für alle Mitarbeiter.

00:14:14: Und das führt natürlich zu einem völlig ungeplanten Lohnsteuernachzahlung, die sofort von deinem Kunde abgebucht wird.

00:14:21: Aber es gibt noch eine andere Falle nämlich bei diesen Gutscheinen Moment Beispiel Es wurden ja oftmals die Tankgutscheine ausgegeben also wo du ein Gutschand bekommst, den du bei der Tankstelle deines Vertrauens oder mit dem Partner aus oder einlösen könntest Habe ich auch gemacht habe aber gestrichen weil er so ein Risiko darstellt.

00:14:37: Die Leute dann auf die Idee gekommen sind und haben das beispielsweise in Amazon Gutscheine umgetauscht.

00:14:42: Also, sie haben dann eben das nicht zum tanken oder für die Lebensführung oder sowas genommen sondern haben sich dann irgendwas gekauft über Amazon beispielsweise Und das ist ein Punkt was nicht erlaubt ist.

00:14:52: Das heißt deswegen habe ich das ganz schnell gewechselt weil wenn da einen Prüfer irgendwann mal kommen sollten Jetzt schaue ich mal nach, vielleicht hätten die das ja auch umtauschen können.

00:15:01: Dann schmeißt ihr dir auch diese Gutscheine raus und das Risiko gehe ich nicht ein.

00:15:03: deswegen haben wir jetzt reine Gutsscheine beim Bäcker also wo es wirklich nichts anderes gibt als Brotbrötchen usw.

00:15:08: Also was zum Essen!

00:15:10: Das haben Bier zumindest so gemacht.

00:15:11: Ich bin also weg von Tankgutscheinen hin zu Gutschanen bei einer großen Bäckerei-Filiale.

00:15:16: Jetzt aber nochmal der Punkt wie es dazu kommen kann, dass man dann diese fünfzig Euro Gutscheine überschreiten kann.

00:15:22: Wo du denkst ich kann doch gar nicht sein!

00:15:23: Ich bin doch immer drunter wenn wir ein Beispiel bringen und so stelle vor eben die möchtest deinen Mitarbeitenden was gutes tun und buchst bei einem Anbieter monatliche Gutsscheine im Wert von neunundvierzig Euro.

00:15:32: ja weil du sagst okay bleibend schnufft runter also mache ich NeunundVierzig Eure und dann denkst Du Dir Perfekt ich Bin unter den Fünfzig Euro.

00:15:38: Also Alles ist sicher.

00:15:40: Jetzt passiert folgendes der Anbieders Schickt das Gesamtpaket an Gutscheinen in Deine Firma Und dort übergibst Du Die Persönlich an Deine Mitnarbeiten.

00:15:48: Ja also die Versandkosten, die jetzt hier anfallen für den einmaligen Versand der Gutscheine.

00:15:53: Die zählen dann als normale Betriebsausgabe und damit ist alles safe ja?

00:15:58: Also die Gutscherne werden nicht versandt.

00:16:00: du kriegst eine separate Rechnung zu den Gutschinen noch für das Porto weil das Versenden kostet ja Geld Das ist ne Betriebsausgabe.

00:16:07: Und dass es völlig in Ordnung.

00:16:09: Jetzt kommt aber der Fehler wenn Du das zum Beispiel einfacher machen möchtest Und sagst, komm ich weiß den Anbieter direkt an.

00:16:14: Er soll die Gutscheine bitte direkt an die Mitarbeitern schicken.

00:16:17: oder die machen das selber, die organisieren das selber und es wird an die Privatadressen der Mitarbeiter geschickt.

00:16:22: Dann rechnet das Finanzamt diese Versandkosten und das Porto zum Wert des Sachbezuges dazu.

00:16:29: Das heißt der Weg zu denen nach Hause gehört laut Fiskus zum persönlichen Vorteil des Mitarbeiters.

00:16:34: und genau hier entstehen nämlich die gefährlichen Schwankungen.

00:16:37: Mal mal ein Beispiel.

00:16:38: Der Gutschein, du gibst ja den für neunundvierzig Euro aus und das normale Briefporto liegt eben nur bei dem Vierfünfundachtzig Cent.

00:16:44: Hast also gesamt NeunundVierzig Eure VierFünfundachtzig bis also unter den Fünfzig Eure Freigrenze?

00:16:48: Also bist immer noch sicher!

00:16:50: Und dann erhöht die Post zum Jahreswechsel des Brottes auf eine Eurotzwanzig und schon bist Du bei fünfzig Eurotswanzig.

00:16:56: Die Falle schnappt zu weil Du bist drüber knapp drüber und schon fliegt alles raus.

00:17:00: Das ist eben das Problem an der Freigranse.

00:17:02: oder es gibt Probleme bei einer Postzustellung.

00:17:05: Der Gutschein-Einbieter verschickt beispielsweise per Einwurf einschreiben.

00:17:08: Das kostet plötzlich drei Euro zwanzig, was für sich?

00:17:10: Falle schnappt wieder zu, weil die wieder über fünfzig Euro beste.

00:17:14: Und der Prüfer findet das!

00:17:15: Ich sag bei solchen Sachen schaut er hin und dann rollt er dir die letzten drei vier Jahre rückwirkend für alle Mitarbeiter auf und aus einer gut gemeinten Geste wird plötzlich eine Nachzahlung von mehreren tausend Euro für Lohnsteuer und Sozialabgaben, die du komplett aus eigener Tasche zahlen musst.

00:17:31: Das heißt, in dem Fall wird eine Großzügigkeit gegenüber dem Team bestraft und dein Steuerbüro hat diese logistische Feinheit im Vorfeld nicht aktiv abgeklopft.

00:17:38: Das ist ja das was ich bemängelt, dass oftmals die Steuerberater gar nicht hinschauen.

00:17:42: Wir kommen jetzt auch gleich nochmal drauf bei der Verfahrensdokumentation.

00:17:45: Die müssten eigentlich eine Checkliste geben und fragen wo bist du eigentlich überall hier konform?

00:17:50: oder d'accord?

00:17:51: also was läuft denn bei dir runter?

00:17:52: woran könnte man erkennen, was nicht rundläuft.

00:17:55: Und das machen die nicht.

00:17:55: vielleicht wird es uns auch erschlagen wie auch immer aber deswegen ist es auch wiederum die Eigenverantwortung.

00:18:00: Vielleicht gibt's Steuerberuß aber ich will den gar nicht zu sehr auf die Füße treten weil das ist schon ne ganze Menge Arbeit und die meisten Unternehmer werden dann gar nicht bereit dafür zu bezahlen.

00:18:07: Also wenn der Steuerbauer sagt ja kann ich für dich machen setze ich mich halt jeden Tag persönlich auf deinen Stuhl und kümmere mich drum.

00:18:15: Aber dann musst du dir dem auch ein paar Tausend Euro monatlich mehr bezahlen, die meisten werden es noch nicht machen oder?

00:18:19: Und deswegen zeigt mein System das es halt zumindest da so paar Sachen offensichtlich macht und schneller und günstiger geht.

00:18:25: Zweiter Punkt was ich doch noch gesagt habe war der nächste Punkt ist der dritte mit alleine Die Verfahrensdokumentation.

00:18:30: Zwar will der Prüfer ja wissen wie Belege elektronisch in deinem System kommen.

00:18:33: also Du musst dokumentieren Was kommt woher Wo geht's hin Wie wird´s aufbewahrt und so weiter.

00:18:40: Und fehlt diese Dokumentation?

00:18:42: Dann darf das Finanzamt die Buchführung verwerfen oder schätzen, was eine Strafnachzahlung von fünf bis zehn Prozent auf den Umsatz bedeuten kann.

00:18:49: So und jetzt kommt das Problem.

00:18:51: Fünf bis zehn prozent auf dem Umsatz nicht auf den Gewinn!

00:18:56: Also du musst überlegen wenn du einen Millionen-Umsatz machst dann sind fünf Prozent fünfzig tausend Euro.

00:19:02: ja und das ist schon mal ein großer Teil der ins Gewinste aufgefressen wird.

00:19:05: Das ist grundsätzlich bei der Buchführungen sobald die ... GOBD-konform ist, also den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung entspricht.

00:19:14: Dann kann der Prüfer dir das komplette Ding rausschmeißen und sagen ne es ist nicht plausibel hast du Pech gehabt... ...und ich krieg von dir eine Strafe dafür weil du mir eben NICHT plausibel machen kannst.

00:19:22: das passt!

00:19:23: Und dazu gehört eine Verfahrensdokumentation.

00:19:25: Die meisten Steuerbauder machen's gar nicht und die meisten Unternehmer haben's nicht obwohl es für alle Unternehmer Pflicht ist als auch für kleinere Unternehmen Pflichtes Ja?

00:19:31: Also wie gesagt Du musst nachweisen Es kommt ein Beleg beispielsweise per E-Mail rein, den Beleg verarbeite ich mit meinem E-mailprogramm.

00:19:39: Das E-Mehlprogramm heißt so und so oder es verarbeitet die Claudia und dann wird das dort abgelegt und nach zehn Jahren mit dem Schredder, dieser DIN-Nurme hat er meine Wege vernichtet.

00:19:47: Das ist jetzt die Kurzform davon.

00:19:48: Ich gehe mal zum nächsten Punkt über was auch bei der Betriebsprüfung um die Ohren fallen kann wenn z.B.

00:19:52: eben die Rechnungen nicht sauber sind.

00:19:54: Jetzt gibt ja manche Leute die noch mit Excel das Ganze machen und da Excel kann ich abendern auch wenn ich's als PDF ablege usw.. Auch da schauen die Briefer hin und deswegen empfehle ich dir auf jeden Fall ein vernünftiges Rechnungsprogramm zu haben, was auch die E-Rechnungspflicht... ...auf dem Schirmant.

00:20:07: Also es wird eben kontrolliert ob Eingangsrechnungen den neuen Formaten wie Zugpferd oder X-Rechnern entsprechen Und falsche Formate können dann den Verlust des Vorsteuerabzugs bedeuten Oder was weiß ich auch immer und das führt wiederum zur unerwarteten Liquiditätsengpässe.

00:20:24: Das perverse an all diesen Prüfungsfeldern ist ja Du hast das gilt ihr nicht verprasst Deine ganz normalen unternehmerischen Ausgaben damit getätigt, aber wegen solcher formalen Fehler wo denen das Steuerberu dich nicht aktiv gewandt hat.

00:20:38: Dann addiert der Prüfer diese Summen einfach wieder zu deinem Gewinner auf und es bedeutet im Klartext du musst Steuern auf Geld zahlen dass längst weg ist.

00:20:46: ja genau das sind die bösen Überraschungen die deine Liquidität durcheinanderwirbeln.

00:20:51: Und das ist auch auf der Grund, warum am Ende nach einem extrem langen Arbeitsjahr mit mehreren Mitarbeitern und so weiter... ...und viel Verantwortung wieder nicht genug Geld auf deinem Privatkunde ankommt.

00:21:00: Also wo sich der ganze Aufwand, den ganzen Einsatz wieder nicht lohnt,... ...weil es einfach im Hintergrund irgendwelche Lücken gibt oder Fehler gibt,... ...wurde dieses Geld wieder wie Sand durch die Hände rinke.

00:21:12: Ja, wie löst man das?

00:21:13: Ich bin halt ein Freund davon!

00:21:14: Nicht unbedingt, also bitte nicht auf teure Software zurückzugreifen.

00:21:17: Weil das kannst du meistens auch vergessen weil die ist oft wieder fehleranfällig.

00:21:20: Das läuft vielleicht eine Zeit lang gut und dann fällt er das wieder auf die Füße sondern ich bin der Meinung dass es durch zum Beispiel vernünftige Routinen zu lösen Also Beispiel-Routinen sind, dennelt ihr mal super auf.

00:21:32: Bewertungsbelege zb Wasserdich dokumentieren Ja?

00:21:35: Also wenn Du viele Bewertung belege hast Wenn Du ein paar wenige hast musst du's natürlich nicht machen weil es muss ja alles immer verhältnis stehen.

00:21:40: Wenn man sagt da kommt wegen hundert Euro tue ich mich jetzt nicht ab Da ändere ich kein System.

00:21:44: Aber wenn du viele Bewertungsbelege hast, weil du betriebsbedingt viel unterwegs bist beispielsweise.

00:21:48: Dann mache ich immer ein Foto mit den Teilnehmern als zweitelsfreien Nachweis.

00:21:53: Das speichere ich da auch mal mit ab.

00:21:54: Ich habe also so einen Ordner wo ich dann praktisch für das Finanzamt von der Prüfung das alles mit reintour und da gehört bei mir zum Beispiel sowas dazu dass ich ein Fote damit mache.

00:22:02: Weil dann kann ich sagen hier schau aber baue ich doch mit dem unterwegs!

00:22:05: Wenn der Prüfer sagt ich streiche dir es raus Dann ist nicht so, dass er beweisen muss.

00:22:10: Du musst es beweisen!

00:22:11: Das ist ja das Perfide an der Betriebsprüfung.

00:22:14: du bist in der Beweispflicht finde ich eigentlich eine Sauerei.

00:22:16: aber yeah it is wie's ist, gell?

00:22:19: Das nächste ist Belege lückenlos elektronisch ablegen.

00:22:21: Das ist das was ich dir gerade gesagt habe.

00:22:23: Ich mache das eben nicht nur durch ne Verfahrensdokumentation die ich sauber habe Sondern wir haben und es geht ja heute mit KI und Automationen wunderbar.

00:22:31: Ich kann in Sekunden schnelle Antworten liefern, wenn zum Beispiel ein Beleg fehlt.

00:22:36: also Es wird bei mir eingepflegten belegt er wird umbenannt nach einem entsprechenden Vorgabe.

00:22:42: Also das war alles vollautomal die muss ich gar nichts machen sonst einmal aufgesetzt wurden Und dann wird jeder Beleg standardgemäß ... umgenernend, dass ich im Betreff überall das finde was... ...ich finden muss.

00:22:52: Also da steht der Name drin wer mir das geschickt hat.

00:22:55: Da steht drin die Rechnungsnummer bei.

00:22:56: meistens sucht mehr nach einer Rechnung... ...der Rechnumsbetrag und so weiter und so fort.

00:23:00: Und das wird fortlaufen dann in einem Dokument automatisch auch eingespielt.

00:23:05: Und daran habe ich eine Suchfunktion.

00:23:07: Das heißt wenn ein Prüfer etwas fragen würde oder einen Steuerbüro im Zuge einer Prüfung... Was fragen würde?

00:23:12: Dann kann ich das ganz schnell liefern!

00:23:14: Und das ist jetzt nämlich der Clue.

00:23:16: Erstens mal hilft es mir, dass ich nicht blöd dastehe.

00:23:19: Zweitens zeigt ist dem Prüfer eben... Oh!

00:23:22: Der hat sein Laden im Griff und das weckt natürlich Vertrauen ja?

00:23:26: Weil lange suchen weckt wieder Misstrauen und profitiert weitere Prüfungen also nicht nur in späteren Jahren sondern eben auch da sagt er dann schaue ich mal tiefer hin weil Werner das nicht im Griff hat oder eben mehr nicht im griff.

00:23:37: Das ist ja das was ich vorhin gesagt habe.

00:23:39: Dann haben sie dich auf den Kieker.

00:23:41: Und dazu gehört bei mir eben auch eine vernünftige E-Mail Archivierung, eine Verfahrensdokumentation die eben genau klärt wo die Belege hinkommen und wer sie ablegt usw.

00:23:50: Ich habe auch immer ja durch meinen Finanzcockpit ne saubere Kostenübersicht Die nach Jahren getrennt ist weil ich für jedes Jahr hab ich dann einen Finanzcockbit.

00:23:58: Damit habe ich auch eine Redundanz, weil das zeigt mir immer auf.

00:24:01: Sondern man kann es eigentlich stimmen.

00:24:03: Stimmt die Nachzahlung und deswegen hab' ich auch übrigens immer mehr Geld für die Steuerrücklage also immer mehr in der Kriegskasse.

00:24:09: Und ich kann auch meine Vorauszahlung besser einschätzen!

00:24:12: Weil warum soll ich denn mehr vorauszahlen?

00:24:13: Also ich muss... Ich geb dir den Staat nicht einfach sinnlosen Darlehen.

00:24:16: Also ein kostenloses Darlehn was anderes ist ja nicht wenn du zu viel Voraustallung hast.

00:24:19: Zu wenig Vorausstallungen kann aber auch blöd sein.

00:24:21: Und jetzt habe ich dort wieder eine Redundenz eben Hussenträger & Gürtel weil ich prüfen kann, ob das was von mir gefordert wird auch mit den Fakten übereinstimmt.

00:24:29: Das bringt wahnsinnig viel Ruhe rein!

00:24:31: Ja... Ich will da auf jeden Fall noch mal zurufen Mach dich jetzt bitte hier nicht verrückt.

00:24:35: Also mein Kredor ist immer mach ich mich verrückt, mach Geld!

00:24:38: Konzentriere dich als Inhaber bitte auf das was du erstmal beeinflussen kannst, mach dir meine wegen der Liste wo du Defizite hast.

00:24:43: falls es so sein sollte arbeite das jetzt nicht alles auf einmal.

00:24:46: absuchte gerne auch Hilfe.

00:24:47: Es gibt Leute die das wunderbar und einfach lösen weil es ist natürlich nicht deine Aufgabe als Inhaberin das nach Feierabend noch zu lösen.

00:24:55: Das geht doch eh schon zulassen von Freizeit die du in der Regel wahrscheinlich eh zu wenig hast.

00:24:58: ja also dass soll jetzt nicht der Punkt sein sondern es sollte einfach mal die Augen öffnen dass es Lösungen gibt und auf was man im Wesentlichen achten soll.

00:25:06: Und das sind die Punkte, die ich da gerade aufgelistet habe.

00:25:08: Gerade mit den Mitarbeitern ist lässig relativ leicht lösen.

00:25:11: diese Mitarbeiter Benefits Verfahrensdokumentation lässt sich leicht lößen.

00:25:14: Ehe rechnen wenn man einfach sagt okay ich wechseln den Anbieter zu einem vernünftigen Anbieder beispielsweise lässt sich leichtlösen.

00:25:20: also das sind alle so Punkte.

00:25:22: und ansonsten ist natürlich wichtig, dass du dadurch halt, wenn du dich mal damit beschäftigst sowieso auch siehst wo du fehleranfällig bist?

00:25:29: Das ist ja ein ganz wichtiger Punkt.

00:25:31: Und die Vorbereitung, die gute Vorbereitung, die schützt dich eben auch vor Liquiditätsengpässen und sie gibt da eben auch das sichere Gefühl dein Laden im Griff zu haben.

00:25:39: Und es sorgt dafür dass das Geld bei dir bleibt!

00:25:42: Wenn du es richtig machst dann hilft ja so eine Klarheit auch dafür... ...dass Du erkennst wie das mehr werden kann.

00:25:47: weil ich stehe ja zu diesem Fuck you Money.

00:25:49: und Fuck You Money bedeutet ja auch dass du einfach dann Geld drauf schmeißen kannst auf ein Problem.

00:25:53: Das heißt du kannst es deren auch mal leisten zu streiten.

00:25:56: Manchmal ist es eben auch wichtig Sein Recht zu erstreiten und nicht einfach mal so sagen.

00:26:01: Kommen Sie es mir jetzt eigentlich egal!

00:26:02: Das war jetzt doch eine relativ lange Folge.

00:26:04: zum Thema Betriebsprüfung, wie gesagt ich wollte dir nicht Angst damit machen sondern einfach mal ein bisschen die Augen öffnen.

00:26:09: Ich hoffe das ist mir gelungen.

00:26:11: ansonsten drücke ich dir die Daumen dass der Kelch an dir vorbei geht oder dass wenn es eine betriebs prüfung gibt Es überhaupt kein Problem darstellt.

00:26:17: also ich habe auch genug Gespräche mit Unternehmern gehabt die dann am Ende gesagt haben, wir überhaupt kein Problem.

00:26:23: Habe nichts gefunden weil bei mir alles sauber aufgesetzt ist und das wünsche ich dir.

00:26:28: in dem Sinne.

00:26:29: herzlichen Dank fürs rein und hinhören bis zum nächsten Podcast.

00:26:33: dein Michael.

00:26:34: und vielleicht ganz kurz noch ein Punkt in eigener Sache wenn du das ganze gefällt was ich mache bewerte es gerne oder reiches weiter an andere Unternehmerinnen und Unternehmer die der im Herzen liegen.

00:26:45: vielen dank vorab und alles Gute.